DES/Administration/Betreuung

DES-Admin-Menü (mit Klick vergrößern)

Während der Erfassungsphase haben die Admins folgende Aufgaben:

• Überprüfen von Seiten, die von Erfassern komplett gemeldet wurden, um sie endgültig fertig zu melden.
• Korrigieren gemeldeter Fehler
• Überprüfen neu hinzu gekommener Erfasser auf Erfassungsqualität und Einhaltung der Edis und ggf. Kontaktaufnahme zu den Erfassern.

Im Admin-Bereich wird jeweils aktuell angezeigt, was an Aufgaben vorliegt. Über einen Klick auf die entsprechende Zeile gelangt man in die entsprechende Bearbeitungsfunktion.

Liste der von Benutzern als komplett markierten Seiten

DES-Admin-Menü - Komplette Seiten (mit Klick vergrößern)

Diese Seiten wurden von Erfassern als komplett gemeldet. Sie werden auf Vollständigkeit überprüft. Evtl. fehlende Einträge werden ergänzt. Außerdem sollte eine grobe Kontrolle auf Erfassungsfehler erfolgen. Es empfiehlt sich, zuvor nachzusehen, wer die Seite erfasst hat, dies erleichtert die Abschätzung, worauf besonders geachtet werden sollte.

Ist eine Seite versehentlich komplett gemeldet worden, kann sie auch wieder auf "OPEN" zurückgesetzt und erneut in die Erfassung gegeben werden.

Liste der von Benutzern als fehlerhaft gemeldete Einträge

Liste fehlerhaft gemeldeter Einträge (mit Klick vergrößern)

Hier laufen alle Einträge auf, die von Benutzern als fehlerhaft gemeldet wurden. Diese Liste muss regelmäßig abgearbeitet werden. Dazu wird Eintrag für Eintrag ausgewählt. Dabei öffnet sich ein Erfassungsfenster, in dem die Korrektur vorgenommen werden kann.

Alternativ kann durch Klick auf die Seitenzahl die Erfassungsseite mit den grünen (und roten) Balken aufgerufen werden, um die fehlerhaften Datensätze dort direkt über das Kontext-Menü zu berichtigen.

Neben diesen beiden Listen, die regelmäßig abzuarbeiten sind stehen weitere Auswertungen zur Verfügung, die im folgenden beschrieben werden:

Liste neuer bearbeiteter Seiten der Benutzer

In dieser Darstellung werden für die letzten 7 Tage alle Seiten angezeigt, die nocht nicht abschließend geprüft und dabei auf den Status AdminComplete gesetzt wurden.

Oberstes Sortierkriterium ist dabei der jeweilige Erfasser. Zu jedem Erfasser werden alle Seiten angezeigt, an denen dieser in den letzten 7 Tagen mindestens einen Eintrag vorgenommen hat. Außerdem wird der aktuelle Seitenstatus angezeigt sowie die Anzahl der durch diesen Erfasser beigesteuerten Einträge. Über den Link hinter der Seitenzahl gelang man direkt auf den Scan und kann die Seite abschließend prüfen, den Seitenstatus verändern oder (bei Seitenstatus OPEN) die Seite selbst zu Ende erfassen.

Diese Darstellung ermöglicht es, die Bearbeitung benutzerweise vorzunehmen.

Unvollständige Seiten

Hier werden alle Seiten angezeigt, die den den Status "OPEN" aufweisen und auf denen bereits mindestens ein Eintrag vorgenommen wurde. Sie dient dazu, Erfasser aufzuspüren, die keine vollständigen Seiten erfassen, sondern über mehrere Seiten hinweg stets nur wenige Einträge vornehmen. Da solche Seiten erst dann die Aufmerksamkeit der Admins erhalten, wenn sie auf Complete gesetzt werden, ermöglicht diese Darstellung, hier schon zu einem früheren Zeitpunkt auf solche Erfassungen aufmerksam zu werden. Durch ein Klick auf den Reset-Button kann die Seite aus der Auflistung entfernt werden.

Flächenerfassung

Die Flächenerfassung setzt Informationen für alle Einträge in ihrem Bereich, ggf. die gesamte Seite. Idealerweise sollte erst die Flächenerfassung vorgenommen werden, und dann die Einträge gesetzt werden. Wenn das nicht möglich ist, dann muss die Flächenerfassung erst von WORK auf COMPLETE gesetzt werden, und zwar über den Haken oben rechts im Admin-Modus (nicht über die Dropdown-Liste oben links). Nur dann werden die Flächendaten übernommen. Flächendaten werden auch dann übernommen, wenn die Einträge geändert werden, bspw. durch eine Verschiebung oder Korrektur.

Weitere Hilfsmittel für Admins

Im unteren Teil des Admins-Bildschirms finden sich eine Anzahl weiterer Funktionen, die die Admin-Arbeit erleichtern.

Seitenliste

Seitenliste (mit Klick vergrößern)

Sie zeigt einen Überblick über sämtliche Erfassungsseiten des jeweiligen Projektes. Außerdem wird hier der Status der jeweiligen Seite angezeigt und ob sie für einen bestimmten Erfasser reserviert ist. Über das "x" hinter dem Erfassernamen kann dieser von der Seite "herunter geschubst" werden.

Über einen Klick auf den Seitennamen kann eine Art "Historie" zu der Seite angezeigt werden.

Informationen zu einer Einzelseite(mit Klick vergrößern)

Außerdem kann die Seite hier über den Button "Bearbeiten" (links unten) vom Status "Admin-Complete" in einen anderen Status zurückversetzt werden. Auch das Löschen aller bereits erfassten Einträge auf einer Seite ist möglich, sollte allerdings nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden.

Liste der als fehlerhaft markierten Einträge

Sie ist identisch mit der bereits beschriebenen Liste und dient zum Abarbeiten gemeldeter Erfassungsfehler

Liste der von Benutzern als komplett markierten Seiten

Auch sie wurde bereits beschrieben und dient der Fertigmeldung komplett erfasster Seiten. Wurde eine Seite von einem Admin fertig gemeldet, kann sie nicht mehr verändert werden, es sind keine weiteren Erfassungen mehr möglich.

Projekt bearbeiten

Hier werden die projektspezifischen Einstellungen vorgenommen. Dies erfolgt in aller Regel in der Einrichtungsphase des jeweiligen Erfassungsprojektes

Zeige alle Bearbeiter, die an diesem Projekt mitarbeiten

Hier sind alle Bearbeiter aufgelistet, die an dem jeweiligen Projekt mitarbeiten. Sie dient vor allen Dingen dazu, neu hinzu gekommene Bearbeiter zu identifizieren, um sie auf Erfassungsqualität und Einhaltung der Editionsrichtlinien zu überprüfen. Sie ist absteigend nach dem Datum der ersten Erfassung in einem DES-Projekt sortiert, d.h. neu hinzu gekommene Erfasser stehen ganz oben. Allerdings fehlt hier derzeit eine Information, ob sich die Anmeldung auf das jeweilige DES-Projekt bezieht und ob ein Erfasser, der z.B. an den Verlustlisten mitgearbeitet hat, bereits für die AB-Erfassung geprüft wurde. Dies ist notwendig, da für jede Projektkategorie (derzeit Verlustlisten, Adressbücher, Kölner Sterberegister) eigene Editionsrichtlinien gelten.

Durch Klick auf die jeweilige UID können weitere Informationen zu diesem Benutzer - insbesondere dessen E-Mail-Adresse - angezeigt werden. Ausserdem können über den Bearbeiten-Button die Schalter "geprüft" und "Schwieriger Bearbeitet" gesteuert werden. Ebenso können Notizen zu diesem Erfasser hinterlegt werden.

Es empfiehlt sich, bei jedem neuen Erfasser hier eine Notiz zu hinterlegen, um zu dokumentieren inwiefern der Erfasser bereits überprüft wurde, durch wen dies geschah und ggf. über welches OTRS-Ticket derjenige angeschrieben wurde. Dadurch gewinnen die Mit-Admins einen besseren Überblick. Wie dies erfolgen kann, sieht man beispielhaft hier: Detailinfos zu einem Erfasser

In den Spalten "Letzte Aktivität" und "Anzahl" kann die Info aufgeklappt werden, wann dieser Erfasser seinen letzten Datensatz erfasst hat und wie viele Einträge derjenige über alle DES-Projekte hinweg erfasst hat.

Über die Spalte "Einträge des Benutzers" können alle Einträge des Erfassers in absteigender Reihenfolge (also die jüngsten zuerst)aufgerufen werden.

Zeige alle Bearbeiter, die an einem Projekt der Kategorie "adressbook" mitarbeiten.

Diese Funktion gibt es nur für Projekt-Kategorien, bei denen mehrere Werke im DES erfasst werden, derzeit also nur bei den Adressbüchern. Sie ist im Aufbau identisch wie die projektbezogene Bearbeiterliste.

Nachricht über Statuszeile

Es lassen sich Artikel html-Nachrichten. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. über die Statuszeile an Erfasser schicken:

• an einen bestimmten Erfasser über seine Admin-Seite
• an alle Erfasser eines Projekts über die Admin-Seite des Projekts

Überprüfen neu hinzu gekommener Erfasser auf Erfassungsqualität und Einhaltung der Edis

Durchführen der Überprüfung

Neu hinzugekommene Erfasser sollten so früh wie möglich und so spät wie nötig darauf geprüft werden, inwieweit sie die Editionsrichtlinien einhalten und wie gut die Erfassungsqualität ist (z.B. anfängliche Leseschwächen).

Diese Prüfung sollte dann erfolgen, wenn ein Erfasser in einer Projektkategorie (d.h. Verlustlisten oder Adressbücher oder Kölner Sterberegister erstmals erfasst. Arbeitet ein Erfasser an mehreren Adressbüchern, so ist eine wiederholte Überprüfung durch einen AB-Projektbetreuer nur dann erforderlich, wenn es bei dem jeweiligen Adressbuch spezifische Besonderheiten gibt, die in den allgemeinen Edis nicht aufgeführt sind.

Hat eine Überprüfung stattgefunden, so sollte dies im Notizfeld zu dem Bearbeiter (siehe oben: Zeige alle Bearbeiter, die an diesem Projekt mitarbeiten) dokumentiert werden. Dazu haben sich die folgenden Angaben bewährt:

• Namenskürzel (wer hat geprüft)
• Datum der Überprüfung
• Projektkategorie, die überprüft wurde (z.B. "VL" oder "AB")
• Ergebnis der Überprüfung ("sieht ordentlich aus", "Anfängliche Leseunsicherheit", "positioniert nicht richtig" ...)
• ggf. Ticket-Nummer, unter der der Erfasser per OTRS angeschrieben wurde.

Letzteres ermöglicht es anderen Admins, den individuellen Mailverkehr im OTRS nachlesen zu können.

Hat ein Erfasser spezifische Schwächen, so sollte er so früh als möglich angeschrieben und mit entsprechenden Hinweisen versehen werden. Eine Muster-Mail mit mehreren Textbausteinen hierzu steht in Kürze im OTRS zur Verfügung. Erfahrungsgemäß lassen sich auf diese Weise viele Fehlerfassungen sehr schnell abstellen.

Kriterien, nach denen neue Erfasser geprüft werden sollten

Bereits nach wenigen Einträgen kann geprüft werden, ob der Erfasser seine Einträge richtig positioniert (einer der häufigsten Anfängerfehler).

Weitere Kriterien einer Überprüfung sind:

• Werden die richtigen Eingabefelder befüllt
• Werden die Einträge buchstabengetreu vorgenommen
• Werden Abkürzungen korrekt erfasst oder werden sie aufgelöst
• Werden Daten vollständig erfasst (bei den Verlustlisten kam es manchmal vor, dass nur der erste Ortsname erfasst wurde)
• Hat der Erfasser anfängliche Leseschwächen (die wachsen sich in aller Regel sehr schnell aus)
• Macht der Erfasser häufiger Flüchtigkeitsfehler (Buchstabendreher etc.)
• Werden Titel gemäß der Editionsrichtlinien korrekt erfasst
• Werden Ordnungszahlen (z. B. Meyer VI bei den Verlustlisten)korrekt erfasst.
• Ist davon auszugehen, dass der Erfasser die Editionsrichtlinien gelesen hat.
• usw.

Bei anfänglichen Leseschwächen empfiehlt es sich, einen Erfasser zunächst eine Weile zu beobachten, bevor man ihn anschreibt. In solchen Fällen hat es sich auch bewährt, Erfassungsfehler zu markieren und zunächst stehen zu lassen (damit sie auf dem Scan rot angezeigt werden), um dem Erfasser anhand konkreter Beispiele aufzeigen zu können, worauf genau geachtet werden muss.

Projekt schließen

• In den Projekteinstellungen (Projekt bearbeiten) den Haken bei Complete setzen (aber bei öffentlich sichtbar drin lassen).
• im Eintrag zum kommenden Newsletter eine Meldung mit Auswertung der projektspezifischen Statistik. Der wird immer am Beginn des Monats verschickt, also bitte erst nachgucken, ob der Eintrag nicht doch in den nächsten Newsletter gehört.
• Die Projektseite aktualisieren: Parameter „Aktiv“ einfach leeren - das war's.