Köln/Standesamt/Sterbeurkunden/Editionsrichtlinien
| Köln Standesamt Sterbeurkunden |
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| Ein Gemeinschaftsprojekt des Vereins für Computergenealogie, der WGfF und dem Historischen Archiv der Stadt Köln 
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Kategorie: |
Allgemeines
Das Wichtigste zuerst
- Ein Eintrag beginnt immer links oberhalb am Anfang des Vornamens und am oberen Rand der Buchstaben (vergleiche rechts nebenstehehende Abbildungen). Dort klicken, um das Erfassungsfenster zu öffnen. Durch Klick mit der rechten Maustaste auf die Urkunde bzw. das Erfassungsfenster (links, wo keine Kästchen auszufüllen sind) und Festhalten der Maustaste lassen sich sowohl die Urkunde als auch das Erfassungsfenster verschieben, falls zu lesender Text verdeckt ist.
- Es wird immer vollständig und so buchstabengetreu wie möglich erfasst, keine Interpretationen oder über den Urkundentext hinausgehende Angaben. Abkürzungen werden weder selbst gesetzt noch vorhandene aufgelöst.
- Jede Person wird als einzelner Eintrag erfasst.
- Wenn alle Personen erfasst sind, bitte den Haken oben rechts neben dem Pluszeichen klicken und damit die Erfassung abschließen. Es erscheint statt WORK -> COMPLETE.
- Sollte etwas unklar oder nicht entzifferbar sein, versieht man seinen ggfs. bruchstückhaften Leseversuch mit Fragezeichen und markiert den erfassten Eintrag durch Doppelklick als fehlerhaft, meldet ihn "Complete" und geht zur nächsten Urkunde.
Die einzelnen Erfassungsfenster
Es gibt ein Auswahlfenster für die verschiedene Personen, die in der Sterbeurkunde vorkommen können.
Funktion
Im ersten Fenster wird mit Klick auf das kleine Dreieck die Funktion der zu erfassenden Person ausgewählt:
- Anzeigende Person: Oft nahe Angehörige, manchmal auch mehrere Zeugen. Personen, die die anzeigende Person legitimieren, eine Polizeibehörde, Angestellte oder Leiter eines Krankenhauses, der Armenverwaltung usw. oder der Standesbeamte werden nicht erfasst. Anzeigende Personen, die gleichzeitig Eltern oder Ehepartner sind, werden nur in der Funktion Anzeigende Person mit entsprechender Rolle erfasst, nicht noch einmal als Sonstige Person.
- Verstorbene Person: Hierzu werden die meisten Angaben erfasst. Siehe die nachfolgende Liste.
- Sonstige Person: Sind in der Regel die nächsten Angehörigen wie Ehepartner oder die Eltern der verstorbenen Person. Falls die bereits verstorben sind und die Sterbeorte und/oder Wohnorte genannt sind, werden diese eingetragen und das Häkchen bei "Verstorben" mittels Anklicken oder Leertaste gesetzt. Ist der Vater einer verstorbenen Person auch als "Anzeigende Person" genannt, dann entfällt die Eingabe als Vater bei "Sonstiger Person".
Mit den Buchstaben "a", "v" und "s" können die jeweiligen Erfassungsfenster direkt angewählt werden.
Nummer der Urkunde
Die Nummer der Urkunde wird als Zahl ohne Punkt geschrieben. Sie wird beim Eintrag der verstorbenen Person erfasst.
Datum der Urkunde
Das Datum der Urkunde wird in der Form TT.MM.JJJJ geschrieben. Es wird beim der Eintrag der verstorbenen Person erfasst.
Steht in der Urkunde also geschrieben "Köln, am 3. Januar 1889", so wird in das Feld "03.01.1889" eingetragen.
Randvermerke/Rektifikationsurteile
Informationen, z. B. Korrekturen von Namen, Identifizierung von aufgefundenen Leichen oder Angaben zu Geburtsdaten werden als letzten Informationsstand erfasst.
Vorname
Vornamen werden wie in der Urkunde angegeben buchstabengetreu abgeschrieben.
Wird kein Vorname genannt, wird nichts eingetragen (auch nicht "unbekannt" oder N.").
Wurde einem früh verstorbenen Kind noch kein Vorname gegeben, so wird eingetragen: "ohne (Knabe)" bzw. "ohne (Mädchen)".
Bei aufgefundenen unbekannten Leichen/Kindesleichen (nicht zu verwechseln mit vornamenlosen Neugeborenen!) wird im Vornamenfeld eingetragen: "männliche / weibliche Leiche" bzw. "männliche / weibliche Kindesleiche".
Der Klostername von Ordensangehörigen wird mit dem vorgesetzten Wort "Klostername" im Vornamenfeld genannt, z.B. "Eva, Klostername Walburga".
Nachname
- Nachnamen werden wie in der Urkunde angegeben abgeschrieben. Wird kein Name genannt, weil unbekannt, wird nichts eingetragen (auch nicht "unbekannt" oder N.").
- Bei den Frauen ist meist auch der Geburtsname angegeben. Dieser wird - wie in der Urkunde geschrieben - mit "geb." hinter den aktuellen Ehenamen geschrieben, z. B. "Pfeiffer geb. Mandausch". Es wird kein Komma eingefügt. Ist bei Ehefrauen bzw. Müttern der Ehename nicht aufgeführt, so wird er ergänzt.
- Bei mehrfach verheirateten Frauen wird zuerst der letzte Ehename (dies gilt auch bei Scheidung!), dann verw., dann geb. eingetragen, z.B. Margaretha Rheindorf verw. Müller geb. Schmitz.
- Vorsilben oder ein Adelstitel werden mit Komma getrennt hinter den Namen geschrieben. So wird "Freiin von Herff" abgeschrieben als "Herff, Freiin von" oder "von Scharffenstein geb. Du Mont" als "Scharffenstein, von geb. Mont, Du". Mit dem Namen verbundene Vorsilben wie bei "DuMont" oder "Vandenberg" werden nicht getrennt. Keine Regel ohne Ausnahme: d'Asse oder d'Elsa oder ähnlich werden auch als d'Asse oder d'Elsa erfasst - ohne Leerstelle und mit dem Auslassungszeichen ('), dass auf der Tastatur beim Doppelkreuz (#) zu finden ist.
- Sollte ein Doktortitel angegeben sein, so wird auch dieser mit einem Komma getrennt hinter den Namen geschrieben, z.B. "Dr. Müller" → "Müller, Dr.", ggfs. "Müller, Dr. jur." etc.
- Bei unehelichen Kindern wird der Nachname der Mutter eingetragen, wenn kein Vater genannt ist. Wenn der Vater genannt ist, dann erhält das Kind den Vatersnamen, da er die Vaterschaft anerkannt hat.
Rolle
Für die "Anzeigende Person" und "Sonstige Person" werden die "Rollen" (Beziehungen) ausgewählt, die diese Personen beim Sterbefall im Bezug auf die verstorbene Person hatte.
Wenn Kinder der verstorbenen Person den Tod anzeigen, erhalten sie unabhängig vom Alter die Rolle "Kind".
Wenn aus der Urkunde die Beziehung "Vater", "Mutter", "Ehepartner" zur anzeigenden Person und sonstigen Person klar hervorgeht, kann durch Aufklappen des Auswahlfeldes die entsprechende Rolle ausgewählt werden. Mit den Buchstaben "v", "m", "k", "e", "s" können die jeweiligen Rollen auch direkt gewählt werden.
Alter/Geburtsdatum
Beim Verstorbenen wird zusätzlich das Alter wie in der Urkunde abgeschrieben: Beispiele: 1.) 3 Jahr 4 Monat, 2.) 4 1/2 Monate 3.) 18 Monate, wird erfasst: 1.) 3 Jahre 4 Monate, 2.) 4 1/2 Monate, 3.) 18 Monate. Ist statt oder neben dem Alter auch ein Geburtsdatum (z.T. als Randvermerk unten) genannt, so wird es im Format "Alter / TT.MM.JJJJ" abgeschrieben: 65 Jahre / 13.03.1843. Ungefähre Altersangaben werden ohne die Worte ca., beinahe, bald usw. erfasst.
Religion
Mit Klick auf das kleine Dreieck kann aus der Auswahlbox zwischen "kath., "ev.", "luth.", "altkath.", "jüd./israel.", "sonstige" und "ohne" (bei Dissident/gottgläubig) gewählt werden. Der erste Buchstabe "k", "e", "l", "j", "a", "s", "o" liefert direkt den richtigen Eintrag im Religionsfeld. Falls weitere Konfessionen auftreten, bitte die Administratoren informieren, sie können nach Bedarf auch später noch eingefügt werden.
Wohnort
Wenn "Köln" oder Orte außerhalb von Köln (zur damaligen Zeit) in der Urkunde genannt sind, wird der Ortsname buchstabengetreu und ohne Straßennamen oder eigene Ergänzungen oder Abkürzungen eingetragen. Wenn kein Ort oder ein vorübergehender Aufenthaltsort genannt ist, bleibt das Feld bleibt leer, "unbekannt" wird nicht eingetragen. Bei Totgeburten wird ebenfalls kein Wohnort eingetragen. Wenn bei der Mutter/Ehefrau kein Ort genannt ist, wird der Wohnort des Ehemannes nicht übernommen.
Schreibweise der Ortsnamen: Lautet die Ortsangabe "Mülheim am Rhein" (heute ein Stadtteil Kölns), wird buchstabengetreu "Mülheim am Rhein" eingetragen. Ortsangaben mit Zusätzen wie Kreis, Bürgermeisterei, Land usw. werden ebenso buchstabengetreu - jedoch ohne Kommata - erfasst. Ausnahmen: 1.) Statt "Cöln" wird "Köln", Neuss mit Doppel-s geschrieben. 2.) Bis auf weiteres wird auf die Erfassung des Regierungs-Bezirkes verzichtet, wenn die Stadt auch Sitz der Bezirks-Regierung ist und damit die Ortsangabe eindeutig bleibt. Wir schreiben also z. B. "Köln", aber "Bonn Regierungs-Bezirk Köln", "Münster Regierungs-Bezirk Münster". Fremdsprachige Ortsnamen werden buchstabengetreu abgeschrieben und nicht eingedeutscht; auch deutsche Orte werden wie in der Urkunde geschrieben eingetragen, also z.B. "Cologne", "Keulen". Werden verschiedene Orts(teil)namen genannt (z.B. wegen in der Urkunde bezeichnete Umbenennung), so werden beide genannt. Eingemeindete Ortsteile werden mit der in der Urkunde genannten neuen Bezeichnung übernommen. Nach der Beurkundung stattgefundene Umbenennungen werden nicht berücksichtigt, wenn sie nicht in einem Randvermerk genannt werden. Ergänzungen wie z.B: "zur Zeit in Garnison in..." werden nicht mit aufgenommen, sie sind der momentane Wohnort.
TIPP: Um den häufig genannten Ort Köln einzugeben, reicht der erste Buchstabe k, dann erscheint "Köln" beim Sprung (TAB-Taste) ins nächste Eingabefeld.
Geburtsort
Hier wird der Geburtsort der verstorbenen Person bzw. der sonstigen Person (meist bei ledigen Müttern angegeben) eingetragen. Der Ortsname wird buchstabengetreu abgeschrieben, ohne Straßennamen oder eigene Ergänzungen oder Abkürzungen, die nicht in der Urkunde stehen, vornehmen. Ortsangaben mit Zusätzen wie Kreis, Bürgermeisterei, Land usw. werden ebenso buchstabengetreu - jedoch ohne Kommata - erfasst. Fremdsprachige Ortsnamen werden buchstabengetreu abgeschrieben und nicht eingedeutscht. Die Erfassungsmöglichkeit wurde erst später für sonstige Personen geschaffen. Ggfs. den Eintrag als fehlerhaft markieren, der Geburtsort wird dann nachgepflegt.
Familienstand
Hierfür steht wieder eine Auswahlbox mit den Auswahlmöglichkeiten - "ledig", "geschieden", "verheiratet" und "Witwe/verwitwet" zur Verfügung. Bei den Eltern oder Ehepartnern der verstorbenen Person wird (auch wenn sie bereits tot sind) als Familienstand "verheiratet" eingetragen; ist nur ein Elternteil verstorben, wird bei ihm/ihr "verheiratet" und beim überlebenden Elternteil "Witwe/verwitwet" eingetragen. Bei ledigen Müttern eines verstorbenen Kindes wird nur dann "ledig" eingetragen, wenn es in der Urkunde erwähnt ist. Bei früh verstorbenen Kindern bleibt das Feld leer. Auch hier erscheint nach dem Eintippen des ersten Buchstabens "l". "g", "v", "w" das entsprechende Wort, das mit der TAB-Taste übernommen wird.
Totgeburten
Bei Totgeburten wird im Vornamenfeld eingetragen: "männliche" bzw. "weibliche Totgeburt". Im Feld Familienname wird der Name der Eltern eingetragen, falls genannt, sonst bleibt das Namensfeld leer. Neben dem Sterbeort wird auch der Geburtsort eingetragen (in der Regel Köln). Ebenfalls leer bleiben die Felder für Religion, Alter/Geburtsdatum, Wohnort und Familienstand.
Sterbeort
Wenn "Köln" oder Orte außerhalb von Köln (zur damaligen Zeit) in der Urkunde genannt sind, wird der Ortsname buchstabengetreu mit Stadtteil, aber ohne Straßennamen oder eigene Ergänzungen oder Abkürzungen eingetragen. Wie beim Wohn/Geburtsort wird bei "Cöln" -> Köln geschrieben. Bei ungenauen Ortsangaben wie z.B. bei Wasser-, Babyleichen oder Kriegstoten (z. B. "an der Somme in Frankreich" , nicht "bei Kämpfen an der Somme in Frankreich"), wird der Ort buchstabengetreu abgeschrieben, ebenso bei Todesfällen auf hoher See: Hier werden Koordinatenangaben übernommen. Wenn kein Ort genannt ist, auf das beurkundende (zuständige) Standesamt achten! Grundsätzlich ist Köln einzugeben. "Unbekannt" wird nicht eingetragen. Bei den verstorbenen Eltern/Ehepartnern werden ebenfalls nur die genannten Sterbeorte aufgenommen, Beispiel: siehe Wohnort. Der letzte Wohnort darf nicht als Sterbeort unterstellt werden.
Sterbedatum
Das Sterbedatum wird in der Form TT.MM.JJJJ mit führenden Nullen geschrieben. Beispiel: 01.07.1876. Ist kein konkreter Tag, sondern ein Zeitraum oder nur ein Monat angegeben, so wird das erstgenannte bzw. gekürzte Datum ohne Tag erfasst. Bei aufgefundenen Leichen wird das Datum des Auffindens als Sterbedatum eingetragen.
Schrift schwer zu entziffern?
Die handschriftlichen Urkunden sind in der üblichen Kanzlei- oder Kurrentschrift des 19. Jahrhunderts geschrieben. Nur die Familien- und Ortsnamen sind in der heute üblichen Schreibschrift gut lesbar, während die Kurrent(=Lauf)Schrift an die später (1914) vom Grafiker Ludwig Sütterlin entworfene Schulschreibschrift erinnert. Die Urkundenschrift ist also eine gute Übung, diese Schrift zu erlernen. Hier sind einige Links zum Selbstlernen:
- Erste Schritte im Lesen der Kurrentschrift
- Kanzleischriften 17.-19. Jh.
- Tipps und Tricks zum Entziffern alter Schriften
- Kurrentschrift S-Regeln
- zahlreiche Schriftbeispiele
Oft ist es hilfreich, mit dem Lesen schwer lesbarer Wörter von hinten zu beginnen, die Unterschriften zu lesen oder nach Urkunden gleichnamiger Beteiligter zu suchen.
Buchstabenkombination hs
Die Buchstabenkombination "hs"ist in Wirklichkeit ein langes s - gefolgt von einem runden s (Ligatur). Sie wird als "ß" erfasst, wenn sie nach einem langem Vokal oder Doppellaut steht (Beispiel "Fußbroich", "Preußen"), als "ss", wenn sie einem kurzen Vokal folgt ("Esser", "Düsseldorf"). Aber: die Stadt "Neuss" mit Doppel-s, der Familienname wird "Neuß" geschrieben.